商談を管理して受注率アップ

商談とは、見込み客や顧客に対して取引をしてもらえるよう、自社の商品やサービスに関するアプローチを実施して交渉を行うことを言います。商談管理では、商談で紹介する商品やその金額などの情報はもちろん、進捗状況や確度も管理します。

CRMの商談管理機能を利用すると、商談の結果だけでなく、商談の過程で接した顧客の反応を含め、結果に至るまでの経緯も管理します。これにより、受注できた商談、失注した商談からそれぞれその要因を探り、今後の商談の受注率向上に活かすことが可能になります。

商談を管理するメリット

商談を管理することで得られるメリットは以下のようなことがあります。

• 商談の確度を判別して適切なアプローチすることで営業活動を効率化できる
• 自社の販売プロセスを適用して営業活動の管理をスムーズにできる
• 商談のレポートを自動作成して状況をリアルタイムで把握できる
• 「アップセル」「クロスセル」の商談を増やして売上アップができる
• 商談情報の一元管理によって必要な時に必要な情報を簡単に探せる

Zoho CRM の商談管理機能

Zoho CRM で提供される商談管理の主な機能をご紹介します。

商談の登録

商談の商品や金額、担当者などの情報を簡単に登録することができます。登録した商談情報は顧客情報と関連付けられ、同じ顧客と商談が複数ある場合もわかりやすく管理することができます。

商談のステージと確度を管理

商談には、ヒアリング→提案→見積の提出→受注　といったプロセスの流れがあります。これを「パイプライン」、各プロセスを「ステージ」と呼びます。商談の情報にステージを登録することで、各商談が今どの段階にあるかを確認しやすくなります。また、各ステージに対して確度をパーセンテージで指定し、各商談のステージから今後の売上予測の算出ができます。

例えば、ヒアリング（20％）→提案（50％）→見積の提出（70％）→受注（100％）という具合に各ステージに対する確度を登録した場合、ある商談の予定売上金額が10万円だったとすると、ヒアリングの段階では、売上予測に10万円の20％で2万円が計上されます。この商談が提案の段階にステップアップすると売上予測は10万円の50%で5万円の計上、最終的に受注すると100%の10万円となる仕組みです。

複数のパイプラインによる管理が可能

商品や地域などの条件によって各商談におけるステージが異なることがあります。このような場合、パイプラインを複数作成して管理することができます。また、パイプラインに設置する各ステージはカスタマイズすることができます。パイプラインごとに、各ステージのパフォーマンスレポートを作成することも可能です。

タスクやスケジュールを管理

商談中は、メールの送信、通話や訪問予定など日々行うべき活動が多くあり、発生したタスクや打ち合わせなどのスケジュールを管理することが必要になります。Zoho CRMでは、そうした活動を管理する機能が備わっており、商談中に発生したタスクやスケジュールも一元的に管理できます。

商談の状況を可視化

進行中の商談全てを、ステージ別にわかりやすくカンバンビュー（カードベースの表示）で確認できます。担当者や地域などに基づいた並べ替えはもちろん、ドラック＆ドロップで表示順やステージを簡単に変更できるなど、営業担当者が見やすいようにカスタマイズできます。

確認事項やメッセージをメモに記録してチームで共有

通話や商談のやりとりのメモ、チームメンバーへの依頼事項など、各商談に関するやりとりをメモに記録することができます。メモ機能には、テキストを入力できるだけではなくファイルも添付できます。

スコアリングで注力すべき商談を判別

スコアリング機能では、事前に設定しておいた条件に基づいて各商談にスコアを付けることができます。

例えば、商談金額が一定以上の場合や完了予定日が一週間以内の場合に加点したり、メールや電話による連絡に反応がない場合は減点したりすることで、各商談にスコアを付けておけば、営業担当者はスコアの高い顧客に注力するなど、効率的な商談対応ができるようになります。

商談の状況を自動作成されたレポートで把握

営業チームは、週次、月次、四半期ごとなど、定期的に販売状況を確認する必要があります。Zoho CRM を活用すれば、進行中、受注、失注を含むすべての商談状況をリアルタイムに集計し、レポートとして可視化することができます。また、エリア別、担当者別など各指標ごとの目標値を設定し、ダッシュボードを作成して、それぞれの達成状況をリアルタイムで把握することも可能です。

商品やサービスを管理

自社の商品やサービスを登録し、その定価や詳細情報などを管理できます。各商談で商品やサービスを登録し、月次や会計年度ごとに販売傾向をレポートとして作成することも可能です。

サブフォームでオプション商品の販売状況も管理

商談では、主要となる商品やサービスの他にもオプションで販売する場合があります。例えば、携帯電話を販売している企業がイヤフォンや充電器をオプションで販売するケースなどです。この場合は、商談のメインとなる携帯電話の販売状況と併せて、オプション商品の販売状況も併せて管理する必要があります。

Zoho CRM では、オプションの商品やサービスの提供を管理する「サブフォーム」というフォームを商談に設定することができます。サブフォームは表形式で表示され、合計金額などを自動集計することも可能です。

見積書や請求書の作成も簡単！

商談の提案が確定したら見積書を作成します。Zoho CRMでは、見積書を作成すると各商談の詳細情報に作成記録が残るので、過去の見積書も必要に応じて表示して確認することができます。作成した見積書を CRM から直接、顧客に送信することも可能です。

作成した見積書の情報に基づいて、請求書を自動作成することもできます。

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Zoho CRM で商談管理を効率化して受注率アップを実現します！