CRMで商談内容をチームで共有する

営業担当者任せになっていませんか？

営業担当者は非常に多くのことをこなさなくてはなりません。新規顧客の開拓、既存顧客との関係維持、競合他社に負けないように戦略を練って実践し、商談を進めて注文を獲得します。その後も入金が確認できるまで営業担当者は気を抜けません。

しかし、営業の業務については全て営業担当者任せになっている企業も多いようです。

営業担当者が抱える課題は？

営業担当者が様々な業務をこなす中で抱える課題にはどんなことがあるでしょうか。

見積書を作成するのに時間がかかる
書類作成のためにいちいちオフィスに戻らなければならない
事務処理が多く営業活動に集中できない
会社に顧客から問い合わせがある度に呼び出される

多くの営業担当者は、ライバルに負けないようアンテナを張って飛び交う情報に神経を使いながらも多くの社内業務をこなさなければならず、営業活動に集中できないのに営業成績を上げなければならないというジレンマを抱えることも少なくないようです。

見積書の作成に時間がかかる

多くの企業では決められた見積書フォームで作成して印刷し、上司の承認印をもらい、社印を押印しなければならないため、外出先で見積書をすぐに提示したくても会社に戻って作成するしかありません。その間にも、競合に先を越されてしまうかもしれません。

その他にも、見積書などの書類を作成する際に入力間違いをして作り直しになったり、上司が外出中で承認印をもらえない、そういったことも時間がかかる要因になっています。

さらに、以前に取引したことがある顧客から見積りの依頼があった場合、過去の見積情報を参考にしたいことがありますが、残っていなければ一から見積書を作成しなければならず、時間がかかってしまうこともあります。

事務処理が負担になって営業活動に注力できない

営業活動では、見積書を作成する以外にも受注後に行う事務処理がたくさんあります。受注情報を登録して管理部門に報告し、顧客に納品する商品の発注や出荷の手配などの手続きがあります。商品を納品した後には請求作業をしなければなりません。

この一連の作業をすべて紙ベースやExcelファイルなどで行う場合、どうしても記入や入力のミスが発生しやすくなります。ミスが発生すれば営業担当者の作業負担にとどまらず、後続の処理を担当する部門にも影響が出てしまいます。もしミスにより差し戻しが発生すると、さらに作業負担が増えます。その結果、営業担当者と関係部門の担当者との関係が悪化してしまうかもしれません。

そのため、営業担当者は単に業務をこなすだけでなく、周りと関係が悪化しないよう気を遣いながら業務を進めなければならず、こうした状況では純粋な営業活動だけに注力することは難しいことです。

担当している営業担当者しか対応できない

顧客から会社に問い合わせがくることがあります。その顧客の担当者が不在だった場合、問い合わせを受けた社員がその顧客の情報についてわからなければ、その場では対応できず顧客を待たせることになります。また、その問い合わせが急ぎだった場合、その担当者は営業回りを途中で切り上げて対応するしかありません。

このように特定の担当者しか対応できないということも営業活動に注力できない要因の一つになっています。

商談に関する情報を営業チームで共有する

営業担当者が営業活動に注力できるようにするには、どうすればいいでしょうか？

例えば、営業先で必要になった場合その場で見積りを作成して、すぐに承認を取れるようになれば、見積書を早く顧客に提示できるようになります。

また、受注情報を関係部門と共有して連携すれば、出荷などの指示内容を正確でスムーズに伝えることができます。さらに、納品を完了して作成した請求書の情報を経理部門と共有すれば、経理部門の方で改めて請求情報を入力する必要がなくなります。そのため、あちこちに依頼する手間や時間を省くことができます。

また、進行中の商談の状況や、過去に顧客とやり取りした情報を営業チームの誰もがすぐに確認できれば、担当者が不在でも、問い合わせを受け付けた人がその情報を頼りに自分で対応することができます。

つまり、

見積りをどこでも簡単に作成できるようにする
受注情報を関係部門と共有する
請求情報を経理部門と共有する
商談内容を営業チームで共有する

こうすることで、営業担当者の事務作業や顧客対応にかかる時間を削減でき、本来注力するべき営業活動を行うことができます。

CRMで情報共有をする

社内で情報を共有するには、情報をデータ化して一元管理できる環境が必要です。そして、一元管理されたデータとワークフローの機能を活用することで営業の業務を流れに沿って行うことができます。これにより、商談の進捗状況をリアルタイムに確認したり、関係部門とデータを共有でき連携しやすくなります。

このような環境を実現するには、CRM（顧客管理システム）を利用する方法があります。CRMは顧客情報を一元管理し、見積書の作成、商談のタスクや履歴管理、請求処理などを体系的に行うことができます。また、それぞれの業務に伴う事務処理をCRMのワークフロー機能に体系化して組み込むことで煩雑な処理を削減できれば、業務改善のきっかけになるかもしれません。

CRMを営業チームで利用すれば、商談内容を共有してチーム全体で顧客対応をすることが可能になり、営業担当者は営業活動に注力できるようになります。事務処理にかかる時間を削減することによって、余裕ができた時間を顧客サービス向上のために費やせます。