ストレージにはごみ箱の容量も含まれる

ZohoCRMはプランによって異なりますが、使用できるストレージの上限があります。
ストレージにはすべてのタブとメモのデータに加え、ごみ箱にあるデータも含まれます。

データを削除すると60日間はごみ箱に保管されますので、
削除したつもりでもごみ箱に保管されている間はストレージを使っている状態です。

ストレージは購入して増やすこともできますが、
まずは不要なデータの削除やごみ箱を整理してみましょう。

操作方法

ストレージを確認する

1. 画面右上の歯車マークをクリック（動画0:22）
2. 「データ管理」カテゴリーにある「ストレージ」を選択 （動画0:25）
3. 「利用できる容量」には組織全体で利用できる容量が表示される （動画0:29）
4. 「使用状況の詳細」には各タブごとのデータ数とストレージが確認できる（動画0:47）
5. 画面右側にある「約○○MBまで使用できます。」と表示されている枠の
   右側の「表示」をクリックすると、CRM内のごみ箱と無効データ、
   最近更新されていないデータなどの容量が表示される（動画0:52）
   ※今回「約2.29MBまで使用できます。」とあるのは、
   　ごみ箱と最近更新されていないデータを削除すると、
   　使用できる容量が約2.29MB分増えることを表す
6. 「ファイル容量」に画面を切り替えると
   画像や添付ファイル、ドキュメントが含まれた容量が確認できる（動画1:16）
7. 「使用状況の詳細」では各ユーザー別で使用しているストレージが確認できる（動画1:24）

ごみ箱を整理する

1. 画面右上の歯車マークをクリック
2. 「データ管理」カテゴリーにある「ごみ箱」を選択 （動画1:42）
3. 管理者権限があるユーザーのみゴミ箱にある全てのデータを削除することが可能 （動画1:49）
4. 削除するデータのチェックボックスにチェックを入れて「削除する」ボタンを押下（動画1:58）
   ※項目名「名前」の左側にあるチェックボックスにチェックを入れると、
   　全ての行に一括でチェックが入る
5. 確認画面で「削除する」ボタンを押下すると完全に削除される（動画2:00）

動画でチェック！

ZohoOne導入支援サービス / インプルーブにご相談下さい！

便利な仕組みであるZohoですが、導入スピードを上げるためには、
自社で悩むよりも専門で導入支援/コンサルティング/サポートをする企業を頼るのが近道です。
インプルーブでは中小企業向けにZohoOne導入支援サービスを行っています。
最初の導入支援から毎月のコンサルサポートまで行っておりますので、
お気軽にご相談ください。

売上UPに繋がる特別感のある顧客対応を実現！