CRMで帳票管理もラクになる？

CRMで帳票管理を電子データ化するメリット

帳票管理業務を紙ベースで行うことの問題としては、業務が属人化しブラックボックスになってしまうことがあります。それを避けるには業務を特定の人が担当するのではなく、誰でも同じように業務を担当することができるようにする必要があります。そのためには、誰でも分かるように業務を標準化することも重要ですが、業務で利用する情報やデータを可視化することがポイントになります。

また、従来の Excel などのスプレッドシートやパッケージソフトによって手作業で帳票類を発行・管理するのは、どうしても記入漏れやミスを生む可能性が高まり、コストがかさむだけでなく取引先との信頼関係も揺るぎかねません。

業務をシステム化して業務の情報データをシステムに保存することによりそうした帳票管理業務の問題を解決することができ、以下ような様々なメリットがあります。

ペーパーレスによりコスト削減
帳票管理上の漏れやミスを防ぐ
業務が標準化されサービス向上やノウハウの蓄積と伝承が可能に
必要な情報の検索がしやすくなり業務効率アップ
コンプライアンスの徹底
テレワークが可能に

例えば、請求書についてみると、今まで紙で作成していたものをデータ化し電子請求書として運用することで、それだけで紙代、郵送費、投函する時間をゼロにすることが出来るためコスト削減になります。また、紙の請求書を保管することによる紛失・盗難のリスクや整理する手間、煩雑さもなくなるというメリットもあります。

自動化により何度も同じ情報を書き写す必要がなくなるため、入力負荷や入力ミスを軽減でき、コンプライアンスの徹底や、精査の負荷軽減も可能になります。

また、何か問い合わせや調べごとがあるたびに必要な文書を探しだす時間はきわめて非効率ですが、情報がデータ化されることで検索性が向上し、必要な書類を必要なときすぐに見ることが可能になります。

さらに、情報が可視化されることにより、分析による課題抽出を行い、適切かつタイムリーな業務対応が可能になります。

最近テレワークの導入が進む中で壁になっていた『原本文化』『ハンコ文化』についても、請求書等の帳票類が電子化されることにより、可能な限り電子媒体で帳票を受領して電子でワークフローを回すことができれば、バックオフィスのテレワークを大きく推進することになるでしょう。

Zoho CRMでは、［商談］、［取引先］、［見積書］、［受注書］のタブから請求書を直接作成することができます。また、作成した請求書は CRM から直接送信することもできます。

CRM で部署間の連携もとりやすい

営業成績を伸ばすには営業チームだけではなく、それを支える各部署の協力が必要です。しかし、部門間での情報共有が途絶えたり、タイムラグが発生してしまうなど、顧客対応の遅れや確度の高い見込み客へのアプローチ漏れなどさまざまな課題が生まれます。

バックオフィス側からみると、顧客から問い合わせがあったり、請求に関する確認事項が発生する度に営業担当者へ確認しなければならず、しかも営業担当者が不在であれば、それだけ確認できるタイミングも遅れてしまいます。そうしているうちに確認漏れや対応の遅れが生じて業務に支障がでたり、結果的に顧客の信用も落としかねません。

そうした事態を避けるためにも部門間の連携は不可欠だと言えます。

Zoho CRMでは、商談から受注までの情報を共有することができるため、部門間の連携もしやすくなります。コミュニケーション機能が充実しているため、営業担当者と迅速にやり取りができるようになることで意思疎通が図りやすく、一担当者としてでなく、企業全体として顧客サービスの品質を向上させることができます。