テレワークを導入して業務の機動力をアップ

テレワーク導入のメリットは？

テレワークを導入する主なメリットには、

• 時間、場所を問わずに仕事ができる
• 社員の生産性が向上する
• コスト削減ができる
• 多様な人材確保が見込める

などがあります。社員側はもちろん、経営側も採用活動や役員会議といったあらゆる仕事の効率化を実現できる点が最大のポイントといえます。

ちなみに、テレワークと似た用語に「リモートワーク」があります。「リモートワーク」は英語で「remotework」と表記され、「remote=遠隔・遠い」と「work=働く」の二つが合わせた造語です。 「遠くで働く」ことから、言葉の意味は「テレワーク」とほとんど同じと言えます。

「離れたところで働く」ことができるということは、必要な時に適した場所で業務が遂行できることになり、テレワークを上手く活用すれば、経営面でも営業面でも、企業全体で業務の機動力をアップすることができます。

テレワークにはデメリットもある

テレワーク導入のメリットは大きいですが、一方で注意しておかねばならないデメリットもあります。

• 情報漏えいのリスクが高まる
• テレワークをする社員の勤怠管理が難しくなる
• 社員同士の適切なコミュニケーションが取りにくくなる

テレワークを導入しても、こうした課題がクリアできなければ実際に運用することはできません。

IT ツールの活用でテレワークのデメリットを解決

課題をクリアする手段として、IT ツールを活用することにより、快適に運用することができ、テレワークの効果を上げることができます。

コミュニケーションの問題を解決する「WEB 会議システム」

WEB 会議システムは、パソコンやタブレット・スマートフォンなどの端末を使って、画面越しで会議を進行できるシステムです。無料のものから、有料のものまで数多くのツールが存在します。

ツールをダウンロードするだけで導入をスタートできるものが多く、導入のしやすさや低コストが利点です。メールや電話だと細かいニュアンスが伝わりにくく、身振りや手振りを使ったジェスチャーが通じないなどの側面があります。

それらを解決するため、WEB 会議システムを使って実際に対面しているかのような環境を作ることが重要です。

ただし WEB 会議システムは通信が安定せず、映像や音声が途切れてしまう可能性があります。テレワークを導入する際にその点を考慮して IT 機器や通信環境を選定することをおすすめします。

手軽にコミュニケーションが取れる「ビジネスチャットツール」

ビジネスチャットツールは、1対1やチーム単位で、テキスト、画像、スタンプなどを使い、手軽にコミュニケーションを行うことができます。

「この案件について疑問があるけれど、メールで聞くには大げさすぎる」と思ったことのある方は多いのではないでしょうか。ビジネスチャットは、このようなシーンでも手軽にやり取りできます。メールのように長文を打つ必要はなく、聞きたいことの要点をまとめるだけで済みます。

離れた場所では停滞しがちなコミュニケーションを促すことができ、業務の効率化にも繋がるので活用したいツールです。

労働時間の管理を簡単にし、労務担当者のコストを減らす「勤怠管理システム」

勤怠管理システムは、社員が仕事を始めた時刻と終了した時刻をオフィスから離れた場所であっても正確に管理するとともに、法律で定められた労働時間を超えないように時間管理をしてくれるツールです。

従来のタイムカードでは、月末の賃金計算の集計に非常に手間がかかります。そのため賃金計算や労務の管理にアウトソーシングを使う企業も少なくないようです。

また、勤怠管理システムは打刻方法が多彩なものが多いことも特徴です。例えば IC カードや LINE を通しての打刻が可能です。

勤怠管理システムを導入する際には、このような多様な打刻方法が図れるものや、時間管理・給与の管理もあわせて行えるツールを選ぶのがおすすめです。

組織全体で進捗確認ができる「ナレッジ（社内情報）共有ツール」

会議のツールやチャットツールを導入することももちろん大切ですが、そもそも「社内で誰がいま何を行っているのか」を把握できないと、スムーズな業務ができません。

そこで、社内でクライアントの情報や今までの実績、業務進捗を確認できる「ナレッジ共有ツール」がおすすめです。無料・有料どちらもありますが、社内情報・進捗を細かく一括で確認できるようなナレッジ共有ツールを選ぶのがポイントです。

テレワーク導入を成功させるポイント

テレワークの導入が成功するか否かは、いかにコミュニケーションを上手く取れる仕組みを作れるかという点にあります。しかし、IT 機器などインフラ面だけを整えてもそれを実現するには限界があります。そこで、テレワークのデメリットを解決するためには、IT ツールの導入が必要になります。

テレワークを円滑化する具体的な IT ツールを選ぶ際には、「自社の規模・ニーズに合ったものは何か」という視点で検討することが成功の秘訣です。

また、これは全てのツールに対して言えることですが、情報漏えいのリスクを減らすために、映像や音声、データを暗号化できるツールを選択することをおすすめします。

さらに、セキュリティ性を確保しながらテレワークを運用するには、IT ツールの活用の「ルール」作りと、利用する社員に対して「ルール」を周知して守ってもらえるよう、テレワークで働く環境を整備することも重要です。

テレワークをする際のセキュリティ対策

テレワークを導入すると生じる可能性があるセキュリティ上の問題を事前に把握して、対策をしておく必要があります。

代表的なリスクとして考えられるものに以下のものがあります。

• 紙媒体やUSBメモリの紛失による情報漏洩
• クラウドサービスからの情報漏洩
• セキュリティが万全でない公共Wi-Fiからの情報漏洩
• クラウドサービスのウィルス感染による情報の消失

また、社員の意識改革行うことも、セキュリティの問題発生を防ぐことにつながります。

しっかり準備をしてテレワーク導入を成功させれば業務上の機動力が高まり業績アップにつながる！