機能

差し込み文書を作成する方法

差し込み文書で書き換えの作業が不要に！

Zoho CRM の差し込み文書は、
データ項目を文書に反映させることができるテンプレートです。

例えば、複数の取引先に対して同じ内容の契約書を発行する場合、
差し込み文書のテンプレートを使用して、
契約書の文書に Zoho CRM の「取引先名」を差し込めば、
CRMのデータから自動的に取引先名がセットされます。

この機能を使えば、取引先ごとに契約書の名称だけを書き換える作業は必要ありません。
また、書き間違い等のミスも防ぐことができます。
他にも、封筒やラベルへの宛先印刷など、さまざまなシーンで重宝します。

設定方法

設定方法の解説

差し込み文書の作成

画面右上の歯車マークをクリック（動画0:18）
「カスタマイズ」カテゴリーにある「テンプレート」を選択（動画0:23）
画面上部のテンプレートの種類から「差し込み文書」を選択（動画0:28）
「+新しいテンプレート」ボタンを押下（動画0:37）
「新しいテンプレートを作成する」画面で差し込み文書を作成する「タブ」を選択（動画0:41）
※今回は「取引先」タブを選択
「テンプレート名」を入力（動画0:49）
※今回は「差し込み文書テスト」と入力
「フォルダー」は作成するテンプレートを保存する場所を選択（動画0:52）
フォルダーを新規に作成してそこに保存したい場合は、
「フォルダー」の▼をクリックすると下に表示される「+新しいフォルダー」をクリック（動画0:57）
「新しいフォルダーを作成する」画面の「フォルダー名」を入力し、
「共有対象」で差し込み文書を共有するユーザーを指定して
「作成する」ボタンを押下（動画1:02）
「詳細情報」は任意で入力（動画1:15）
「作成する」ボタンを押下（動画1:18）
文書の編集画面が開くので、内容を入力して文書を作成（動画1:21）
データ項目を差し込む部分にカーソルを合わせ、
画面左のメニューから「自動化」を選択（動画1:23）
画面左にある「2.項目の管理」の「メイン項目」に
上記5.で選択したタブの項目が並んでいるので、差し込む項目をクリック（動画1:34）
※今回は「取引先名」を選択
文書が作成できたら「完了」ボタンを押下（動画2:05）
「差し込みテンプレートを更新しました」画面が表示されるので、
「このタブを閉じる」ボタンを押下（動画2:07）

差し込み文書の印刷

「タブ」をクリック（動画2:08）※今回は「取引先」タブ
表示された一覧で印刷する行にチェック（動画2:13）
チェックを入れると画面上部表示される「処理」ボタンをクリック（動画2:17）
「差し込み文書」を選択（動画2:23）
「Zoho Writer による差し込み文書」画面で「テンプレートを選択」から
作成したテンプレートを選択（動画2:26）
「統合する」ボタンを押下（動画2:31）
画面左の「差し込み文書をプレビューする」をクリック（動画2:37）
プレビュー画面が表示される
複数チェックした場合、画面右側にチェックした一覧が表示されるので、
そこから切り替えて確認することが可能（動画2:51）
「印刷」ボタンで「現在のデータ」か「すべてのデータ」を選択して印刷（動画3:00）
印刷の他にダウンロードやメール送信も可能（動画3:07）

動画でチェック！

ZohoOne導入支援サービス / インプルーブにご相談下さい！

便利な仕組みであるZohoですが、導入スピードを上げるためには、
自社で悩むよりも専門で導入支援/コンサルティング/サポートをする企業を頼るのが近道です。
インプルーブでは中小企業向けにZohoOne導入支援サービスを行っています。
最初の導入支援から毎月のコンサルサポートまで行っておりますので、
お気軽にご相談ください。