WEBフォームから見込み客をCRMに自動登録する

WEBフォームから見込み客を獲得する

WEBフォームの役割は？

今ではほとんどの企業が自社サイトに問い合わせや資料ダウンロードなどのWEBフォームを設置しています。

サイトへの訪問者にとっては、サイトに掲載された情報を閲覧してもう少し詳しく知りたいと思った時、これらのフォームがあれば直接聞くことができます。

企業にとっては、問い合わせや資料請求をしてくれたサイトの訪問者は、自社の商品やサービスに興味を持っていると考えられ、今後有望な見込み客になってくれる可能性があります。しかし、問い合わせに回答したり資料を送付するだけに留まっていては、チャンスを逃してしまうかもしれません。

そこで、多くのWEBサイトは問い合わせや資料請求をする際に、訪問者の企業名と氏名に加え、電話番号やメールアドレスなど連絡をとることができる情報を入力してもらうためのWEBフォームを設置しています。ここから見込み客の情報を獲得できれば、メルマガ配信などによって情報を直接届けることができ、見込み客との繋がりを保ちながら育成するためのアプローチが可能になります。

WEBフォームに入力してもらうには？

サイトの訪問者にWEBフォームへの入力を促すには、どうすればいいでしょうか？

商品やサービスの概要のみ紹介して、詳細は問い合わせや資料請求をしてもらうようにする
豆知識や役に立つ情報の一部のみを掲載し、続きを読みたいと思わせる
定期購読したいと思わせるようなメルマガを配信する
読みたいと思わせるようなホワイトペーパーを用意する
視聴したいと思わせるような動画やウェビナーを用意する

上記のように、見込み客に興味を持ってもらえるような工夫をして、WEBフォームへ誘導します。

WEBフォームで入力された情報を見込み客リストに入力する

自社サイトへの訪問者から問い合わせや資料請求の入力があれば、回答や資料を提供した後もメルマガなどでアプローチをするには、入力された情報を見込み客リストに追加して管理する必要があります。

多くの場合、WEBフォームに入力があると、担当者にメールなどで連絡されるようになっています。連絡を受け取った担当者は、記載された入力情報を元にリストへ追加します。もし、Excelなどでリスト管理している場合や、顧客管理ソフトを導入していてもWEBフォームと連携されていない場合は、訪問者の情報を手作業でリストに追加しなければなりません。しかし、手作業による追加は、以下のような問題が生じます。

通知メールが届く度に見込み客リストに転記する手間がかかる
手作業で行うため転記ミスが発生する可能性がある
他のメールに埋もれてしまい転記漏れが発生する可能性がある
お礼メールの送付が通知メールで確認した後になりタイミングが遅れがちになる

このように、手作業ではミスや漏れが発生したり、すぐにリストに転記できないこともあるため、正確でリアルタイムな管理ができません。またお礼メールを送付する場合、時間が経ってから届くのはあまり好印象でなく、送るタイミングが重要になります。

WEBフォームとCRMを連携する

WEBフォームとCRMを連携させることで、入力された情報を自動的にCRMに登録できるようになります。その結果、手作業での入力が不要になり、入力ミスや漏れをなくし、お礼メールもタイミングよく送付できるようになります。

具体的には、WEBフォームに設置する企業名などの項目とCRMの見込み客データの項目を関連付けておくと、WEBフォームから送信された時、入力された項目の内容が自動的にCRMの関連付けられた項目に登録されます。

それと同時に、担当者にはWEBフォームから入力があったことをメールで知らせ、さらに入力した見込み客にお礼メールを自動で送信することもできます。

Zoho CRMでWEBフォームを作成する

Zoho CRMでは、問い合わせなどのWEBフォームをCRMの項目から作成することができます。

フォームに設置する入力項目には、文字や数字、桁数などの属性の設定が必要で、入力された情報をCRMに正しく登録するには入力項目とCRM項目の属性をそれぞれ合わせておかなければなりません。

Zoho CRMでWEBフォームを作成する場合、名前や電話番号、問い合わせ内容などの入力してほしい項目は、フォームの編集画面でドラッグ＆ドロップ操作によりCRMの項目から簡単に設置できます。これにより、CRM項目の属性がそのまま反映されるため、いちいち細かい設定をすることなく作成できます。

作成したフォームをWEBサイトへは、生成されるコードをWEBサイトのページに埋め込むだけで簡単に組み込めます。設置したフォームから送信されたデータはCRMの各項目に自動で登録されます。また、CRMに登録されると同時に指定された担当者に通知メールを送信するよう設定することもできます。

設置したWEBフォームから送信があると、CRMの該当する項目へ追加されます。

WEBフォームに入力があり、届いた通知メールを見た担当者がCRMを確認した時には、見込み客のデータが入力漏れやミスなく登録されています。もし、設定をしていれば、入力をした見込み客宛てのお礼メールもすでに送付済みです。

このように、Zoho CRMで作成したWEBフォームを使うと、問い合わせ入力があった時からすぐに営業アプローチを開始できます。その後、登録された見込み客に対してメルマガを配信するなどして接点を保ちながら、確度の高い見込み客に育成していくために必要な情報をCRMで管理してアプローチに活かしていきます。