取引先との付き合いを大切にしよう

年末年始は、多くの企業が休業期間を設けたり、通常の営業時間と異なるスケジュールにしたりします。企業によって早く休業したり年始の営業開始が遅いなど、休業する期間や営業する時間帯が異なるので、取引先に迷惑をかけないよう、しっかりと案内して伝えておきたい事項です。

いつお知らせする？

年末年始は忙しい時期なので、なるべく早めにお知らせするのがおすすめです。

特に、定期的に取引をしている得意先や、月末近くに注文が入る可能性のある顧客に迷惑をかけないようにするには、遅くとも年末から2週間前にはお知らせできるようにするとよいでしょう。

どのように知らせる？

もちろん、電話で年末の挨拶をするついでに伝えることもできます。しかし、口頭で伝えた場合、相手がメモできればいいのですが、忙しいこともありメモできなかったり、聞き間違いをする可能性もないとはいえません。結果的に、取引先に迷惑をかけてしまうことになりかねません。

そう考えると、やはり、文書で伝えるのが親切な対応と言えそうです。

文書を案内状として郵送する方法もありますが、最近はビジネスメールで文書をやりとりすることが多く、送る際にかかる手間やコスト、また相手が届いた封書を保管したり処分することを考えると、メールを送付する方がよいでしょう。 また、メールなら郵送に比べて早く届けることができます。

いずれにしても、案内する文面としては、休業期間を設けることは年始年末とはいえ顧客に迷惑をかけることになる、ということを謙虚な表現で表すことが重要です。

いつからいつまでが休業日なのか、営業開始は何時なのかを、明確に書くようにします。また、事務処理などの都合で早めに書類を送付して欲しいときなどは、送付期限を明記し、その理由を添えるとより親切な対応になります。

案内する文面の例

案内を取引先にメールで送付するには？

メールを送付する場合、郵送のように印刷したり封書に入れて投函するなどの手間はかかりませんが、一軒ずつメールアドレスを指定しながら送付するのは、意外に手間と時間がかかります。送付ミスが発生する可能性もあります。

そこでおすすめするのが、顧客管理システム（CRM）からメールを一括送信する方法です。

CRMのメール機能を活用する

CRMの多くはメール機能が搭載されているほか、GmailやOutlookなどのメールシステムと連携できます。CRMには各取引先の連絡先情報があらかじめ登録されているので、その連絡先に対してメール送信機能を利用すれば、自動的に一括で送信することができます。その場で送信を実行することもできますが、送信日時を指定して予約することで、都合のよい日時に忘れることなく送信できます。また、自動で送信するので送信ミスもなくなり、メールの開封状況などを知ることができます。

定期的な案内はメールテンプレートを利用すれば便利

このような案内は年末年始だけでなく、一年を通して何度か送る機会があります。そうした案内の定型文をメールテンプレートに作成しておけば、毎回作成する手間が省けます。

案内をした後はフォローを忘れずに

案内を送ったら数日後には電話をかけるなどして、改めて伝えるなどフォローをすることも大切です。その際、CRMの機能で相手が開封したかどうか確認しておくと、よりフォローしやすくなります。

また、年末年始の案内だけでなく、会社からお知らせしたい情報、たとえば、展示会の開催や新商品の販売のお知らせなど、こまめにメールを送付して取引先に関心を持ってもらえるようにしたり、取引先に役に立つ情報を案内していくことで、取引先に満足感を持ってもらうためにも効果的な方法です。

普段から気配りをして顧客との関係を良好に！