見込み客に登録されたことを自動でメール通知する方法

見込み客からのアクセスをいち早くキャッチ

ウェブサイトに設置した問い合わせフォームなどから見込み客が情報を書き込むと
CRMに見込み客データが登録されるようにしている場合などに、
ワークフロー機能を使えば、登録されたことを担当者に自動で通知するよう設定できます。

わざわざCRMにサインインして見込み客タブの状態を見張っていなくても、
メールで通知がくることで見込み客がCRMに登録されたことがすぐにわかります。

業務処理を自動化して効率アップ

ワークフローとは指定した条件が満たされた時に実行される自動化処理のことで、
様々な業務フローを自動化しておくことで、すみやかに状況を把握したり、
予定忘れやミスを防いで、業務をスムーズに遂行できます。

ワークフローでは、様々な条件で処理を実行するよう設定できます。
例えば、都道府県を条件に指定して、
あるエリアの見込み客が登録されたら、そのエリアの担当者に通知を飛ばす、
といった条件を指定することもできます。

こうした機能を利用することで、
よりスピーディに新規の見込み客へのアプローチを開始することができます。

設定方法

CRMに見込み客の情報が登録される → 担当者へ自動でメール通知される
今回の動画ではこの流れをワークフローで自動化します。
まずはメール通知に必要なメールテンプレートを作成し、
その後、ワークフローの設定を行います。

　　新規見込み客が登録されたので共有します。
　　　　会社：〇〇〇〇〇
　　　　氏名：◇◇◇◇◇
　　　　電話：999-9999-99999
　　　　メール：aaa@bbb.co.jp

今回動画で作成しているメールテンプレートのイメージ

メールテンプレートの作成

画面右上の歯車マークをクリック
「設定」画面の「カスタマイズ」カテゴリーにある「テンプレート」を選択（動画0:21）
「新しいテンプレート」ボタンを押す（動画0:26）
「作成メールテンプレート」の「タブの選択」で、
メールテンプレートを作成する情報元となるタブを選択（動画0:29）
今回は「見込み客」タブに登録された内容をメールで通知したいので、「見込み客」を選択
「次へ」ボタンを押す（動画0:44）
「テンプレートのギャラリー」で使用するテンプレートにカーソルを合わせて、
現れた「選択」ボタンを押す（動画0:46）
※テンプレートはいくつか種類がありますが、今回は白紙のテンプレートを使います。
「テンプレート名を入力して下さい：」と表示された部分をクリックし、
名称を決めて入力（動画0:54）
※動画では「通知：見込み客」としています。
「テンプレートの件名を入力･･･」と表示された部分に入力する件名を入力
なお、この件名はメールの件名に表示される（動画1:07）
※動画では「見込み客登録通知」としています。
画面の中央にある白地の上部に青い枠線で囲まれた部分があり、
「テキストを入力してください･･････」の部分に、メールの本文を入力
※動画では「新規見込み客が登録されたので共有します。」と記載しています。
メールの本文に登録されたデータを差し込むには、「#（半角シャープ）」を入力して、
表示された画面の先頭にある「▼」をクリックしてプルダウンからタブを選択（動画1:21）
選択したタブの下に表示されている項目の一覧から差し込む項目を選択（動画1:30）
項目を選択すると、枠内に「${見込み客.会社}」が入る
※このように記述することで「見込み客」タブの項目「会社」の値がここに入ります。
上記10.と11.の操作を繰り返して差し込むデータ項目を追加していき、項目名を付けて体裁を整える
※動画の例では、以下のように入力しています。
　　会社：${見込み客.会社}
　　氏名：${見込み客.姓}${見込み客.名}
　　電話：${見込み客.電話番号}
　　メール：${見込み客.メール}
メールテンプレートが作成できたら右上の「保存」ボタンを押し、
「テンプレートの保存」で保存先のプルダウンリストから
「メールテンプレートフォルダー」を選択して「保存」ボタンを押す（動画1:59）

ワークフローの設定

画面右上の歯車マークをクリック
「設定」画面の「自動化」カテゴリーにある「ワークフロールール」を選択（動画2:16）
「ルール」にある「＋ルールの作成」ボタンを押す（動画2:28）
「新しいルールの作成」で「タブ」「ワークフロールール名」「詳細情報」を入力（動画2:30）
・タブ：どのタブに対してワークフローを実行するのかを決めるもので、
　　　動画では「見込み客」タブを選択しています。
・ワークフロールール名：何を自動化するかが分かるような名前を入力
　　　動画では「通知メール：見込み客」としています。
・詳細情報：任意ですが、このワークフローを起動する条件などをコメントしておくと、
　　　他のユーザーにもわかりやすく共有できます。
「次へ」ボタンを押す（動画3:00）
「いつ？」はワークフローをいつ実行するかを指定
チェックを入れるとさらに詳細なタイミングが表示されるため、
該当するものにチェック（動画3:02）
※今回は「見込み客」タブにデータが追加登録された時に実行するため、
「データを操作した時」で「作成」にチェックを入れています。
「次へ」ボタンを押す（動画3:27）
「条件」はワークフローを実行する条件を指定
※今回は「見込み客」タブに追加登録されたデータ全てに対して実行するため、
「すべての見込み客」にチェックを入れています。
「次へ」ボタンを押す（動画3:58）
「すぐに実行する処理」にカーソルを合わせて表示される項目から
「メール通知」を選択（動画3:59）
「メール通知」で「通知名」を入力（動画4:05）
「受信者」はメール通知を受け取る人を選択
「受信者の選択」ボタンを押し、表示された「選択可能な項目」で「▼」をクリックして
表示された項目から選択（動画4:11）
※今回は組織に所属する人を受信者に選択するため「ユーザー」を選択し、
　表示されたユーザーの一覧からメール通知先となるユーザーにカーソルを合わせて、
　「追加」ボタンを押すと「選択した項目」に追加されます。
　対象となる通知先を全て追加したら「保存」ボタンを押します。
※組織以外の人を受信者にする場合は、
　「追加の受信者」に手入力でメールアドレスを入力します。（動画4:34）
「メールテンプレート」では先に作成したメールテンプレートを選択（動画4:41）
「保存して関連付け」ボタンを押す（動画4:49）
「保存」ボタンを押す（動画4:53）

動画でチェック！

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